GestLex

Fiscalização de contratos terceirizados

A planilha registra o que chegou.
A Justiça pergunta o que faltou.

Seu condomínio contrata portaria, limpeza ou manutenção. Se essa empresa deixar de pagar os funcionários dela, o condomínio pode ser cobrado junto.

A GestLex existe para você conseguir provar que fiscalizou: ela sabe, mês a mês, tudo o que cada fornecedor tinha que entregar — e mostra na hora o que não chegou.

Falar com a gente Entender o risco
Portaria · Contrato 2024/07
Documento exigido abrmaijun julagoset
Folha de pagamento analítica ok ok ok ok +6d ok
Guia de recolhimento do FGTS ok ok faltou ok ok 12d
GFIP / SEFIP ok +3d ok ok ok ok
GPS / INSS ok ok ok ok ok +2d
CNDT · certidão trabalhista ok ok ok vencida ok ok
ASO · exame médico ok ok ok ok faltou ok
Entregue e conferido Entregue com atraso Pendência aberta

Exemplo ilustrativo de uma tela do sistema. Repare nas três marcas vermelhas: num controle comum elas simplesmente não existem — só viram assunto quando alguém percebe a falta. Aqui aparecem sozinhas, no dia seguinte ao prazo.

Por que isso importa

Guardar documento não é fiscalizar.
É exatamente aí que mora o risco.

A lei permite que o condomínio seja cobrado pelas dívidas trabalhistas da empresa que ele contratou. É a chamada responsabilidade subsidiária: se a terceirizada não paga o salário, não recolhe o FGTS ou não faz o exame admissional, quem tomou o serviço pode responder no lugar dela.

A defesa não é ter contratado uma empresa boa. É provar que fiscalizou — mostrar, documento por documento e mês a mês, que se exigiu, se conferiu e se cobrou. Um condomínio que agiu de boa-fé, mas não tem esse acervo, perde a discussão do mesmo jeito.

Uma pasta cheia não responde a pergunta certa

Ela mostra o que a empresa mandou. A pergunta que aparece no processo é a outra: o que ela deveria ter mandado e não mandou. Quem só guarda o que chegou não tem como responder.

A planilha é reescrita, e a prova some junto

Corrigir uma linha apaga o que estava lá antes. Meses depois, ninguém consegue mostrar que houve inadimplência em março — a célula já foi atualizada.

Ninguém sabe quem mudou o quê

Se alguém esticou um prazo ou tirou uma exigência da lista, não fica registro. E essa costuma ser a pergunta seguinte de quem está do outro lado.

Como funciona

Guarda os documentos.
E sabe os que não chegaram.

A GestLex é o arquivo de tudo o que seus fornecedores entregam — organizado, preservado e fácil de achar anos depois. E é o que a maioria dos arquivos não faz: ela também conhece a lista do que era devido, e por isso enxerga o que está faltando.

1. Você diz o que cada contrato exige

No cadastro do contrato entram os documentos obrigatórios — folha de pagamento, guias de FGTS e INSS, certidões, exames médicos — e o dia do mês em que precisam chegar.

A partir daí o sistema já sabe o que esperar. Você não precisa lembrar de conferir: passado o prazo, a pendência aparece sozinha, com a data em que o documento deveria ter chegado.

2. O fornecedor envia pelo portal dele

Cada empresa terceirizada tem o próprio acesso, com a lista do que deve naquele mês. Ela envia por ali, vê o que já foi aceito e — se algo for reprovado — lê o motivo escrito, sem precisar de telefonema.

3. A equipe confere e o registro fica

Cada documento recebe uma análise humana: aprovado ou reprovado, com o motivo. A plataforma organiza e preserva; quem decide é a equipe do escritório.

E o registro não se apaga. Documento reprovado continua guardado. Contrato encerrado continua consultável. Quando o fornecedor reenvia um arquivo corrigido, o anterior permanece com data e hora — porque numa discussão trabalhista a pergunta é sobre o que existia naquele momento, não sobre o que existe hoje.

4. Mudar as regras não conserta o passado

Se em março o prazo passar do dia 25 para o dia 30, os atrasos de janeiro e fevereiro continuam sendo atrasos. Se um documento sair da lista, o mês em que ele faltou continua registrado.

Toda mudança vale a partir de quando foi feita — nunca para trás. É isso que faz o acervo servir como prova.

Quem participa

Quatro lugares na mesma operação

Escritório

Define o que é exigido

Cadastra os condomínios, as empresas contratadas e os contratos, e diz o que cada um precisa entregar.

Analista

Confere e decide

Vê o que chegou e o que falta, aprova ou reprova com o motivo registrado.

Fornecedor

Envia pelo portal

Tem acesso próprio, com a lista do que deve. Descobre sozinho por que algo foi reprovado.

Condomínio

Recebe a prova

O relatório do que foi exigido, do que faltou e do que foi feito a respeito.

Proteção de dados

Fiscalizar terceirizados é manusear
dado de quem nunca foi consultado.

Folha de pagamento, CPF, exame médico. Esses documentos são de funcionários da empresa contratada — pessoas que não escolheram estar num sistema. Uma plataforma de conformidade que vaza dado sensível falha justamente naquilo que promete. Por isso a LGPD não é acabamento aqui: é requisito de projeto.

Papéis definidos

O condomínio é o controlador dos dados; o escritório atua como operador. A divisão está escrita, não presumida.

Cada acesso deixa rastro

Quem entrou, quando e de onde. Quem mudou um prazo e por quê. A trilha é o produto, não um registro lateral.

Retenção com prazo

O que é dado pessoal e não faz parte do acervo — endereço de acesso, aviso enviado — tem prazo de descarte definido.

De onde veio

A plataforma que organiza.
A equipe que analisa.

A GestLex nasceu dentro de um escritório de advocacia que já fazia esse trabalho na mão, e foi construída a partir da rotina real de fiscalizar contratos terceirizados — não de uma ideia sobre como ela deveria ser.

O que a plataforma cobra de cada fornecedor também não foi inventado: o catálogo de documentos, as categorias e a periodicidade vieram do termo de referência de um contrato público de gestão de riscos de terceiros.

Conformidade hoje. Tranquilidade sempre.

No dia em que precisarem de qualquer informação, haverá resposta.

Conte quantos contratos terceirizados você acompanha hoje e como faz esse controle. A gente responde no mesmo endereço que você deixar.

Prefere e-mail direto? contato@gestlex.com.br